Müzik Grubunda Görev Dağılımı Nasıl Yapılır?
Grup içi görev dağılımı, bir müzik grubunda müzik dışındaki işlerin kimde olduğunun baştan konuşulup belirlenmesidir. Prova gününü ayarlamak, mekânla yazışmak, setlisti hazırlamak, sosyal medya hesabını güncellemek, ortak parayı ve ekipmanı takip etmek bu işlerin başında gelir. Hiçbiri sahnede görünmez ama hepsi sahneye çıkabilmek için yapılmak zorundadır.
Gruplarla yaptığımız görüşmelerde en sık duyduğum cümle şu: "Her şeyi ben ayarlıyorum." Genelde grubun bir üyesi, çoğu zaman kimse ondan istemeden, takvimi, mekânı, setlisti ve grup sohbetini tek başına yürütmeye başlar. Bir süre sonra yorulur. Diğerleri ise farkında olmadan ona bağımlı hale gelir. O kişi yoğun bir döneme girdiğinde grup da durur. Bu yazıda bu yükün nasıl paylaşılacağını bir görev tablosuyla ve birkaç basit kuralla anlatıyorum.
Grup içi görev dağılımı neden gerekir?
Görevler konuşulmadığında da dağılır, ama rastgele dağılır. Grup sohbetinde bir soruyu kim ilk cevapladıysa iş onda kalır. Bir mekânla bir kez yazışan kişi, bir daha sorulmadan "mekâncı" olur. Bu dağılım kimsenin seçimi değildir ve genelde adil de değildir.
Açıkça konuşulmuş bir görev dağılımı üç şeyi çözer:
Kimin sorumlu olduğu bellidir. "Bunu kim halledecekti?" sorusu sorulmaz.
Yük dengelenir. Bir kişinin grup için harcadığı zaman diğerlerininkinin katlarına çıkmaz.
Grup tek kişiye bağlı kalmaz. Biri tatile çıktığında ya da işi yoğunlaştığında işler durmaz.
Bir de görünmeyen bir faydası var: görevler belli olduğunda üyeler birbirinin emeğini görür. "Bu hafta mekânla sen konuştun" diyebilmek, işin tek kişinin sessiz fedakârlığı olmaktan çıkması demektir.
Bu konuyu konuşmanın en kolay zamanı grubun ilk haftalarıdır. İlk provalar ve ilk kararlarla ilgili adımları müzik grubu nasıl kurulur yazısında anlattım.
Bir müzik grubunda hangi müzik dışı görevler vardır?
Gruptan gruba isimler değişse de işler aşağı yukarı aynıdır. Aşağıdaki tablo, çoğu grupta karşılığı olan altı ana görevi ve her birinin kime daha uygun olduğunu gösteriyor.
Görev | Ne içerir | Kime uygun |
|---|---|---|
Takvim ve prova | Prova günlerini belirlemek, stüdyo rezervasyonu, hatırlatmalar | Düzenli, mesajlara hızlı dönen biri |
Mekân iletişimi | Mekânlarla yazışmak, tarih ve süreyi netleştirmek, teknik bilgileri göndermek | Yazışmada ve telefonda rahat biri |
Setlist ve repertuvar | Çalışılacak şarkılar, setlist taslağı, şarkıların ton ve tempo bilgileri | Repertuvarı en iyi bilen |
Sosyal medya | Konser duyuruları, fotoğraf ve video paylaşımı, gelen mesajlar | İçerik üretmeyi seven |
Para | Ortak kasa, stüdyo ve ulaşım masrafları, konser ücretinin paylaşımı | Hesabı titiz tutan |
Ekipman | Ortak ekipmanın yeri, bakımı, yedek kablolar, taşıma | Ekipmanı saklayan ya da aracı olan |
Bu altı başlık her grupta aynı ağırlıkta değildir. Ayda bir sahneye çıkan bir grup için mekân iletişimi küçük bir iştir. Her hafta çalan bir grup için ise neredeyse ayrı bir meslektir. Repertuvar, grubun çalmaya hazır olduğu şarkıların tamamıdır; setlist ise bir konserde çalınacak şarkıların sıralı listesidir.
Sosyal medya görevini alan kişi zamanla grubun tanıtım dosyasını da hazırlar. Mekânlara ve organizatörlere gönderilen bu dosyaya EPK denir; ne içerdiğini EPK nedir yazısında bulabilirsiniz.
Görevler kime, neye göre verilir?
En iyi sonuç veren yöntem, görevleri tek bir toplantıda, herkesin önünde dağıtmaktır. Bu toplantı uzun sürmek zorunda değil, bir provanın son yarım saati yeter.
Bütün işleri yazın. Yukarıdaki tabloyla başlayın, grubunuza özel işleri ekleyin.
Herkes önce istediğini seçsin. Bir işi isteyerek alan kişi onu daha uzun süre sürdürür.
Kalanları dengeleyin. Kimsenin almadığı işler, en az yükü olan kişilere gider.
Her işe bir yedek atayın. Asıl kişi yokken işi kimin yapacağı baştan bellidir.
Seçerken dört şeye bakın: kişinin bu işe ilgisi, ayırabileceği zaman, bu işte ne kadar iyi olduğu ve işin gerektirdiği şeye erişimi. Ekipman görevini arabası olmayan birine vermek, en iyi niyetle bile yürümez.
Toplantıda bir görevin sadece adını değil, gerçekte ne kadar zaman aldığını da konuşun. "Sosyal medya" kulağa küçük bir iş gibi gelir, ama her konser için duyuru hazırlamak, fotoğraf seçmek ve gelen mesajlara cevap vermek haftada birkaç saati bulabilir. İşin gerçek boyutu bilinmeden yapılan dağılım kâğıt üzerinde dengeli görünür, pratikte dengesiz çıkar.
Görevler sabit mi kalmalı, dönüşümlü mü olmalı?
İki yöntemin de yeri var. Önemli olan hangi işin hangisine uygun olduğunu ayırmak.
Sabit görev | Dönüşümlü görev | |
|---|---|---|
Avantajı | Süreklilik, dışarıdaki kişiler için tek muhatap | Yük paylaşılır, herkes işi öğrenir |
Dezavantajı | Zamanla tek kişiye yığılır | Her devirde bilgi kaybolabilir |
Uygun olduğu işler | Mekân iletişimi, para, takvim | Provada not almak, gündem yazmak, sosyal medya paylaşımları |
Mekân iletişiminin sabit kalmasının nedeni basit: mekân tarafı her seferinde başka bir kişiyle konuşmak istemez. Provada not almak ya da zaman tutmak gibi işler ise her provada el değiştirebilir. Bu küçük görevlerin prova içinde nasıl işlediğini prova stüdyosunda zaman nasıl verimli kullanılır yazısında anlattım.
Her şeyin tek kişide toplanması nasıl önlenir?
Yük çoğu zaman sessizce birikir. Şu işaretler, grubunuzda bunun başladığını gösterir:
Grup sohbetindeki soruların neredeyse hepsi aynı kişiye soruluyor.
O kişi yokken prova günü ayarlanamıyor.
Mekân iletişim bilgileri, hesap şifreleri ve eski yazışmalar tek bir telefonda duruyor.
Karar gereken yerlerde "sen bilirsin" cevabı artıyor.
Çözüm de üç adımdır. Birincisi, bilgiyi ortak bir yere taşımak: iletişim bilgileri, kararlar ve belgeler herkesin görebildiği bir yerde durur. İkincisi, her görevin bir yedeği olması. Üçüncüsü, bir görev devredilirken bir kez birlikte yapılması. Mekânla ilk yazışmayı eski sorumlu ve yenisi birlikte yürütürse, hiçbir bilgi arada kaybolmaz.
Yükü taşıyan kişinin de bir payı var: işleri devretmeye hazır olmak. Bir işi "ben daha hızlı yaparım" diyerek geri almak kısa vadede zaman kazandırır, ama uzun vadede yükü yeniden tek kişiye bağlar.
Görev dağılımı nasıl kayda geçirilir?
Konuşulan ama yazılmayan bir dağılım birkaç ay içinde unutulur. Kayıt için basit bir tablo yeter. Her satırda şunlar olsun:
Görevin adı ve kısaca ne içerdiği
Sorumlu kişi ve yedeği
Sorumlunun kendi başına karar verebileceği şeyler
Grubun onayını gerektiren şeyler
Son iki madde en çok atlanan kısımdır. Örneğin stüdyo saatini takvim sorumlusu tek başına ayarlayabilir, ama bir konser tarihini kesinleştirmek bütün grubun onayını gerektirir. Bu sınır baştan yazılırsa hem sorumlu kişi rahat çalışır hem de diğerleri bir sabah kendilerini habersiz bir konserin içinde bulmaz.
Para ve ekipman neden ayrıca konuşulmalı?
Gruplarla konuştuğumuzda en gergin başlıkların bu ikisi olduğunu görüyoruz. İkisi de kişisel olarak algılanmaya çok açık. Birkaç kural gerginliği baştan önler:
Ortak kasa görünür olur. Masraflar ve gelirler herkesin görebileceği bir listede tutulur.
Paylaşım kuralı baştan konuşulur. Konser ücretinden önce ortak masraflar mı düşülecek, yoksa doğrudan eşit mi bölünecek?
Kimin neyin sahibi olduğu yazılır. Ortak alınan bir mikserin, gruptan ayrılan biri olursa ne olacağı önceden belli olur.
Bu kuralların hiçbiri resmi bir sözleşme gerektirmez. Grubun ortak notlarına yazılmış birkaç satır yeter. Önemli olan, bir anlaşmazlık çıkmadan önce yazılmış olmaları. Tartışma başladıktan sonra konulan kural, taraflardan birinin lehine yazılmış gibi görünür.
Görev dağılımı ne zaman yeniden konuşulmalı?
Dağılım bir kez yapılıp bırakılacak bir şey değil. Şu durumlarda yeniden masaya gelir: kadroya biri katıldığında ya da biri ayrıldığında, grup daha sık sahneye çıkmaya başladığında ve bir üye yorulduğunu söylediğinde. Bunların dışında birkaç ayda bir kısa bir kontrol, yükün yeniden birikmesini önler.
Bu kontrol için tek bir soru yeterlidir: "Şu an üstlendiğin işi bir sonraki dönem de yapmak istiyor musun?" Cevap hayırsa, iş bırakılmadan önce yeni bir sahibe devredilir. Sessizce bırakılan bir görev, genellikle yine en çok iş yapan kişinin üstüne kalır.
BandUp'ta takvim bütün grubun ortak alanıdır: prova, sahne ve diğer etkinlikler renk kodlu durur, üyeler kendi müsaitliklerini kendileri girer ve yeni etkinlik ya da değişiklikte bildirim alır. Takvim görevini üstlenen kişi herkese tek tek sormak yerine tarih anketi açar. Grup notları ve referanslar herkese görünür, bu sayede ortak kararlar ve belgeler tek bir telefonda kalmaz. Tech rider linkinin paylaşımını ise sadece grubun sahibi ve yöneticileri başlatıp durdurabilir.
Mekân iletişimini üstlenen kişinin elinde olması gereken belgelerden biri de tech rider'dır; ne olduğunu tech rider nedir yazısında bulabilirsiniz.